Die jährliche Überprüfungs- und Meldepflicht ist eine gesetzliche Anforderung gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG). Sie verpflichtet Rechtsträger, die nicht von der Meldepflicht befreit sind, jährlich zu überprüfen, ob ihre wirtschaftlichen Eigentümer noch aktuell sind und dies im Register zu bestätigen. Die Meldefrist kann innerhalb eines Jahres frei gewählt werden, darf aber zwischen den Prüfungen nicht mehr als ein Jahr plus einer Toleranzfrist von vier Wochen sein.

Bei Nichtbeachtung der Meldepflicht ergeht ein Erinnerungsschreiben mit einer Nachfrist von sechs Wochen. Wird auch diese Frist versäumt, verhängt das Finanzamt automatisch eine Zwangsstrafe von 1.000 Euro und gewährt eine neuerliche Sechs-Wochen-Nachfrist. Wenn auch diese Frist nicht eingehalten wird, beträgt die Zwangsstrafe 4.000 Euro. Es ist daher sehr wichtig, die Meldung zeitgerecht und korrekt durchzuführen. Das WiEReG sieht bei Nicht- oder Falschmeldung Strafen bis zu 200.000 Euro vor.

Befreit von der Meldepflicht sind z.B. offene Gesellschaften (OGs), Kommanditgesellschaften (KGs) und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHs), bei denen ausschließlich natürliche Personen Gesellschafter sind, sowie Vereine gemäß Vereinsgesetz. Allerdings gilt diese Befreiung nur, wenn keine andere natürliche Person als wirtschaftlicher Eigentümer in Erscheinung tritt, beispielsweise aufgrund eines Treuhandvertrages.

Bis zum Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 22.11.2022 war es möglich, öffentlich im Register der wirtschaftlichen Eigentümer Einsicht zu nehmen. Dies wurde als EU-widrig eingestuft und die Internetabfrage wurde umgehend geschlossen. Zugang haben nun nur noch jene Berufsgruppen, die eine verpflichtende Überprüfung ihrer Kunden zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durchführen müssen, z.B. Banken, Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater.