Mit der Einführung der elektronischen Zustellung ab dem 1. September 2025 erweitert die Finanzverwaltung ihre Digitalisierungsstrategie und stellt die Zustellung von Schriftstücken an Unternehmen auf eine vollständig elektronische Basis um. Diese Änderung betrifft alle Unternehmen, die eine Umsatzsteuerjahreserklärung einreichen müssen, inklusive Kleinunternehmer, die auf ihre Umsatzsteuerbefreiung verzichtet haben. Davon ausgenommen sind lediglich umsatzsteuerlich echte Kleinunternehmen ohne Umsatzsteuerpflicht.
Rechtswirksame Zustellung
Die Zustellung von Schriftstücken gilt als rechtswirksam, sobald diese in FinanzOnline abrufbar sind. Fristen beginnen somit mit dem Zustellungsdatum an zu laufen – unabhängig davon, ob das Schriftstück tatsächlich zu diesem Zeitpunkt abgerufen wurde.
E-Mail-Benachrichtigungen
Unternehmen haben die Möglichkeit, E-Mail-Benachrichtigungen über neue Schriftstücke zu erhalten, sofern eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt und die Benachrichtigungsfunktion aktiviert ist. Es wird empfohlen, eine allgemeine E-Mail-Adresse anzulegen, die auch bei Abwesenheiten, etwa durch Urlaube oder Krankheiten, abgerufen werden kann.
Zustellvollmacht und direkte Zustellung
Vorhandene Zustellvollmachten, insbesondere an Steuerberatungskanzleien, behalten ihre Gültigkeit. Dennoch werden bestimmte Schriftstücke, wie Mahnungen, direkt in der FinanzOnline-Databox zugestellt, was eine direkte Abholung erforderlich macht.
Handlungsempfehlungen
Um die Umstellung auf die elektronische Zustellung effektiv zu managen, sollten Unternehmen regelmäßig in FinanzOnline einloggen, um keine Fristen zu versäumen. Außerdem sollte die E-Mail-Adresse regelmäßig überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden. Die Aktivierung der E-Mail-Benachrichtigungsfunktion ist ebenso entscheidend. Zudem wird empfohlen, wichtige Dokumente außerhalb von FinanzOnline zu archivieren und mit internen Prozessen sicherzustellen, dass die Weiterleitung von Benachrichtigungen bei Abwesenheit gewährleistet ist.
Unternehmensserviceportal (USP)
Erfolgt eine Verknüpfung mit dem Unternehmensserviceportal (USP), werden Verständigungen über den USP-Postkorb bereitgestellt. Es besteht die Möglichkeit, mehrere Zustellbevollmächtigte und Verständigungsadressen zu hinterlegen, um die interne Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu optimieren.
Abschließend lässt sich sagen, dass die elektronische Zustellung zwar eine Umstellung erfordert, aber gleichzeitig die Effizienz und Nachverfolgbarkeit von steuerrelevanter Kommunikation erhöht. Unternehmen sollten die erforderlichen Anpassungen in ihren internen Abläufen rechtzeitig vornehmen, um von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.
