Seit 1. Jänner 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung im B2B-Bereich. Noch federn großzügige Übergangsregelungen die Umstellung ab – doch die erste wichtige Frist endet bereits mit 31. Dezember 2026. Wer als österreichisches Unternehmen intensiv mit deutschen Geschäftspartnern arbeitet, sollte die Rechtslage jetzt kennen.
Was in Deutschland seit 2025 gilt
Eine E-Rechnung liegt nach deutschem Umsatzsteuerrecht nur mehr vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format (entsprechend der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD) erstellt, übermittelt und empfangen wird. Ein einfaches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Bei Umsätzen zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmern ist grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen; ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.
Die Übergangsfristen im Überblick
- Seit 1.1.2025: Alle deutschen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – ein E-Mail-Postfach genügt. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr erforderlich.
- Bis Ende 2026: Rechnungen dürfen noch als Papier- oder einfache PDF-Rechnung ausgestellt werden.
- Bis Ende 2027: Diese Möglichkeit bleibt nur mehr Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro erhalten.
- Ab 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt uneingeschränkt.
Müssen österreichische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen Unternehmern, die beide in Deutschland ansässig sind. Ein österreichisches Unternehmen, das grenzüberschreitende innergemeinschaftliche Lieferungen nach Deutschland tätigt oder Reverse-Charge-Leistungen erbringt, ist nach deutschem Umsatzsteuergesetz nicht verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen auszustellen. Anders sieht es aus, wenn eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte in Deutschland besteht, die am Umsatz beteiligt ist – dann greift die Pflicht.
Warum das Thema trotzdem alle DE/AT-Unternehmen betrifft
Auch ohne rechtliche Verpflichtung ist absehbar: Deutsche Geschäftspartner werden zunehmend strukturierte Rechnungsformate verlangen, um ihre Eingangsprozesse zu automatisieren. Zudem hängt in Deutschland der Vorsteuerabzug am richtigen Rechnungsformat – wer als deutscher Leistungsempfänger trotz Pflicht nur eine sonstige Rechnung erhält, riskiert Probleme beim Vorsteuerabzug. Österreichische Lieferanten, die frühzeitig E-Rechnungen anbieten, verschaffen sich damit einen Vorteil im deutschen Markt. Nicht zuletzt kommt mit der EU-Reform ViDA ab 2030 ohnehin die strukturierte E-Rechnung für den grenzüberschreitenden B2B-Handel.
Häufige Fragen
Reicht ein PDF künftig in Deutschland noch aus?
Zwischen deutschen Unternehmern nur noch innerhalb der Übergangsfristen (Ende 2026 bzw. Ende 2027 bei kleinen Rechnungsausstellern). Danach ist ein strukturiertes Format Pflicht.
Was gilt für Rechnungen an deutsche Privatkunden?
Die E-Rechnungspflicht betrifft nur den B2B-Bereich. Für B2C-Umsätze ändert sich nichts.
Welches Format sollten österreichische Unternehmen anbieten?
Formate nach EN 16931 – in Deutschland insbesondere XRechnung oder hybride Formate wie ZUGFeRD – sind stets zulässig und werden von deutschen Partnern am breitesten unterstützt.
Quelle: Wirtschaftskammer Österreich, „E-Rechnung in Deutschland ab 1.1.2025“ (wko.at). Angaben ohne Gewähr.
