Die ZKO-Meldung bei Entsendung nach Österreich ist der formale Auftakt jedes grenzüberschreitenden Arbeitseinsatzes – und zugleich einer der häufigsten Stolpersteine für deutsche Unternehmen ohne Betriebssitz in Österreich. Wer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Erfüllung eines Werkvertrags vorübergehend nach Österreich schickt, muss das vor Arbeitsaufnahme melden. Passiert das nicht, drohen Verwaltungsstrafen, die schnell fünfstellig werden.
Wann liegt eine Entsendung nach Österreich vor?
Von einer Entsendung spricht man, wenn ein Unternehmen ohne Betriebssitz in Österreich seine Beschäftigten vorübergehend im Inland einsetzt, um eine vertragliche Verpflichtung zu erfüllen – typischerweise einen Werkvertrag. Das klassische Beispiel: Ein deutscher Anlagenbauer montiert eine Maschine bei einem österreichischen Industriebetrieb.
Für die Entsendung von EU- und EWR-Bürgerinnen und -Bürgern durch einen Arbeitgeber mit Betriebssitz im EU-/EWR-Raum sind keine arbeitsmarktbehördlichen Bewilligungen erforderlich. Die Meldepflichten bestehen aber unabhängig davon.
Die ZKO-Meldung im Detail
Der ausländische Arbeitgeber hat zwei Pflichten zu erfüllen:
- Die Entsendung ist vor Arbeitsaufnahme bei der Zentralen Koordinationsstelle für die Kontrolle der illegalen Beschäftigung beim Bundesministerium für Finanzen (ZKO) zu melden.
- Eine Abschrift der Meldung ist einer oder einem Beauftragten zu übergeben.
Die Anzeige erfolgt ausschließlich elektronisch über das Formularservice des Bundesrechenzentrums mit dem Formular ZKO 3. Eine Meldung per E-Mail oder Post genügt nicht.
Wer ist die oder der Beauftragte?
Der Arbeitgeber kann eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer zur oder zum Beauftragten bestellen und dieser Person die Ausübung des Weisungsrechts gegenüber den entsandten Beschäftigten übertragen. In der Praxis ist das meist die Partieführerin, der Partieführer oder die Bauleitung. Eine Abschrift der Meldung muss am Einsatzort im Inland bereitgehalten werden.
Wichtig: Hat der Arbeitgeber der oder dem Beauftragten vor Arbeitsaufnahme keine Abschrift ausgehändigt, muss diese Person die Meldung selbst bei der ZKO erstatten. Die Verantwortung wandert also mit.
Diese Unterlagen müssen am Einsatzort bereitliegen
Am Arbeits- beziehungsweise Einsatzort sind für die Dauer der Beschäftigung folgende Unterlagen in deutscher oder englischer Sprache bereitzuhalten und bei einer Kontrolle vorzulegen – auch eine elektronische Zugänglichmachung ist zulässig:
- Abschrift der gegenüber der ZKO erstatteten Entsendemeldung
- Unterlagen über die Anmeldung zur Sozialversicherung (Formular A1), sofern in Österreich keine Sozialversicherungspflicht besteht
- Arbeitsvertrag oder Dienstzettel
- Lohnzettel
- Lohnzahlungsnachweise oder Banküberweisungsbelege
- Lohnaufzeichnungen
- Arbeitszeitaufzeichnungen
- Unterlagen betreffend die Lohneinstufung
Die A1-Bescheinigung erfüllt dabei eine Doppelfunktion: Sie belegt, welcher Staat sozialversicherungsrechtlich zuständig ist, und schützt vor einer doppelten Beitragsvorschreibung.
Sonderfall: Drittstaatsangehörige
Entsendet ein Arbeitgeber mit Sitz im EU-/EWR-Raum Drittstaatsangehörige nach Österreich, ist zusätzlich eine EU-Entsendebestätigung zu beantragen. Voraussetzung ist, dass die Beschäftigten
- im Staat des Betriebssitzes über die Dauer der Entsendung hinaus zur Beschäftigung zugelassen sind,
- beim entsendenden Unternehmen rechtmäßig beschäftigt sind und
- die österreichischen Lohn- und Arbeitsbedingungen sowie die sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden.
Die Meldung an die ZKO muss dann auch die Staatsbürgerschaft der Entsandten, die behördliche Beschäftigungsgenehmigung im Entsendestaat und die dortige Aufenthaltsgenehmigung enthalten. Die ZKO leitet die Meldung an das zuständige AMS weiter, das binnen zwei Wochen die EU-Entsendebestätigung ausstellt. Bei Vorliegen aller Voraussetzungen darf die Beschäftigung auch ohne Vorliegen der Bestätigung begonnen werden.
Strafrahmen: Warum sich Sorgfalt rechnet
Die Sanktionen sind erheblich und werden von der Bezirksverwaltungsbehörde verhängt:
- bis 20.000 Euro für die Nichteinhaltung der Meldebestimmungen oder das Nichtbereithalten der erforderlichen Unterlagen
- bis 20.000 Euro, im Wiederholungsfall bis 40.000 Euro, für das Nichtbereithalten oder Nichtübermitteln der Lohnunterlagen
- bis 40.000 Euro für Vereitelungshandlungen im Zusammenhang mit der Lohnkontrolle
- Unterentlohnung: mindestens bis 50.000 Euro; übersteigt das vorenthaltene Entgelt 50.000 Euro, bis 100.000 Euro; über 100.000 Euro vorenthaltenes Entgelt bis 250.000 Euro
Kontrolliert wird in Österreich unter anderem durch die Finanzpolizei – und zwar unangekündigt direkt auf der Baustelle oder am Montageort.
Praxis-Checkliste für deutsche Unternehmen
- ZKO-3-Meldung vor dem ersten Arbeitstag elektronisch absetzen – nicht am selben Tag, nicht danach.
- A1-Bescheinigungen für alle Entsandten rechtzeitig beantragen und in Kopie mitgeben.
- Eine Person vor Ort als Beauftragte benennen und ihr die Meldungsabschrift aushändigen.
- Lohn- und Arbeitszeitaufzeichnungen in deutscher oder englischer Sprache am Einsatzort verfügbar halten – ein Cloud-Zugriff genügt, wenn er bei der Kontrolle funktioniert.
- Die österreichische Lohneinstufung prüfen: Maßgeblich sind die österreichischen Mindestentgelte laut Kollektivvertrag, nicht die deutschen.
- Bei Änderungen im Einsatz (weitere Personen, längere Dauer) die Meldung anpassen.
Häufige Fragen zur ZKO-Meldung
Wer muss die ZKO-Meldung erstatten?
Grundsätzlich der ausländische Arbeitgeber, und zwar vor Arbeitsaufnahme. Wurde der oder dem Beauftragten keine Abschrift ausgehändigt, hat diese Person die Meldung selbst zu erstatten.
Reicht die A1-Bescheinigung allein aus?
Nein. Die A1-Bescheinigung betrifft die Sozialversicherungszuständigkeit. Die ZKO-Meldung nach dem Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz ist eine eigenständige Pflicht und ersetzt sie nicht – und umgekehrt.
Braucht es eine arbeitsmarktbehördliche Bewilligung?
Für EU-/EWR-Bürgerinnen und -Bürger, die von einem Arbeitgeber mit Betriebssitz im EU-/EWR-Raum entsandt werden, nicht. Bei Drittstaatsangehörigen ist eine EU-Entsendebestätigung zu beantragen.
In welcher Sprache müssen die Unterlagen vorliegen?
In deutscher oder englischer Sprache. Sie sind am Einsatzort bereitzuhalten oder elektronisch zugänglich zu machen.
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Quellen: WKO – Entsendung aus dem EU-/EWR-Raum (Stand 1.1.2026); USP.gv.at – Mitarbeiter & Gesundheit.
Dieser Beitrag gibt den Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und ersetzt keine individuelle Beratung. Gerne begleiten wir Ihre grenzüberschreitenden Einsätze zwischen Deutschland und Österreich.